La plupart des données des entreprises, que ce soit administratif ou comptable, sont souvent conservées dans des documents en papier. Cependant, au fil des années, elles peuvent se perdre ou pire se dégrader en raison de l’humidité et de la poussière dans les locaux de la société. Pour éviter tout cela, les entreprises procèdent à la saisie de données afin de les numériser.
Bien que cette solution semble être facile à première vue, elle est particulièrement chronophage. Il faudra dédier un ou plusieurs collaborateurs pour l’effectuer. Or, ce n’est pas une option accessible à tout le monde. Autant le confier à une entreprise spécialisée. Mais comment faire pour choisir le meilleur prestataire en saisie de données ?
Comparer les prestations proposées sur le marché
Il est souvent compliqué de trouver la meilleure prestation sur le marché. Les entreprises ont du mal à se retrouver parmi la multitude d’offres proposées. Or, elles doivent collaborer avec une agence professionnelle qui saura prendre en charge un grand volume de travail. Sachant qu’il s’agit de documents et données sensibles, le mieux serait d’être strict dans le choix du prestataire.
Pour cette étape, le mieux serait de rassembler les meilleures propositions pour pouvoir les comparer. L’idéal serait de réunir celles qui correspondent particulièrement à son budget et à ses attentes. Pour ce faire, il vaut mieux demander plusieurs devis afin d’avoir une vue globale des détails des prestations.
En règle générale, la saisie de données demande une compétence pointue et un bon sens de l’organisation. Autant être sûr des prestations du candidat dans le but d’éviter les mauvaises surprises. En ce qui concerne les prestations, on trouve des sociétés spécialisées dans la saisie de tous types de documents. Sinon, il existe celles qui sont expertes dans des domaines plus spécifiques. Les comparer s’avère être une solution parfaite pour trouver l’offre qui convient.
Vérifier les certifications et le respect du secret professionnel
Il est vrai que dans le domaine de la saisie des données, le métier n’est pas encadré particulièrement par des certifications. Cependant, une entreprise digne de confiance est souvent celle qui peut offrir une plus grande fiabilité dans son activité. Lorsqu’elle est certifiée, elle respecte souvent un référentiel de qualité. Ce qui veut dire qu’elle s’engage sous contrat à proposer des prestations respectant les exigences réglementaires.
Un prestataire de confiance prend aussi en considération le RGPD. Ce qui l’oblige à établir un registre de traitement qui est mis à jour d’une manière régulière. En plus de ces points, il doit aussi suivre les procédures de modifications et de suppression de données.
Un prestataire en saisie de données est généralement amené à accéder à des informations confidentielles, voire sensibles. Le profil d’un prestataire fiable est notamment celui qui saura les garder secrets. Il respecte la propriété intellectuelle des données et les délais de stockage ou de destructions après leur traitement. D’ailleurs, ces clauses doivent être intégrées dans le contrat de collaboration.
Évaluer les compétences et les atouts du prestataire en saisie de données
On ne confie pas des données confidentielles à n’importe qui. C’est pour cela qu’il est obligatoire de déléguer cette tâche à un prestataire compétent. C’est un élément à vérifier en premier lieu pour obtenir de bons résultats.
Pour ce faire, il est conseillé de vérifier les années d’expérience du prestataire dans le domaine. En plus de cela, il faudra envisager un test d’évaluation. Les entreprises spécialisées sont constituées d’opérateurs de saisie bien formés et experts dans la saisie de données. Ils maîtrisent la manipulation des logiciels spécifiques et des outils bureautiques.
De plus, il faut aussi analyser les outils en possession du prestataire. Il s’agira principalement des équipements informatiques. Ils doivent être performants et de bonne qualité.